Suntem constienti ca traim in „secolul vitezei” si ca timpul nu sta in loc. Daca sunteti un antreprenor, o institutie publica sau un detinator de documente, va propunem un parteneriat: noi va organizam, centralizam, prelucram si depozitam documentele din institutia dumneavoastra.

 

  

  

Arhivare electronica

Astfel prin scanarea, indexarea si arhivarea electronica se pot obtine urmatoarele beneficii:

1. Scanarea, indexarea si structurarea tuturor documentelor din arhiva fizica intr-o arhiva electronica care nu se deterioreaza in timp datorita consultarii sau a altor conditii obiective de mediu de pastrare;

2. Indexarea si structurarea tuturor documentelor din arhiva electronica conduce la regasirea oricarui document intr-un timp extrem de scurt, chiar daca informatia de regasire este incompleta sau vaga;

3. Arhivarea electronica a tuturor documentelor intr-o arhiva electronica se poate face in asa fel incat:

  • Regasirea oricarui document sa se faca extrem de rapid si de usor;
  • Accesul la arhiva electronica se poate face din orice locatie careia i se acorda acest drept, instantaneu, fara restrictii de spatiu, timp, ora, zi de lucru sau zi libera;
  • Fiecare tip de document sa poata avea propriile informatii atasate, pe baza carora sa se poata face si regasirea lor;
  • Informatiile din documentele scanate sa poata fi regasite si prin cautarea in interiorul paginilor documentului;
  • Manipularea documentelor sa se faca in mod controlat, pe baza unor drepturi de acces;
  • Orice activitate din sistemul de arhiva electronica va fi memorata si va fi disponibila pentru control;
  • Pot exista fluxuri de lucru pentru documente. Fiecare persoana va primi documente pe flux si va lucra pe documente care apoi vor fi transportate de sistem mai departe pe flux (inclusiv operatii de analiza, aprobare, verificare);
  • Documentele vor putea fi rapid identificate pe diferitele fluxuri de lucru si vor putea fi urmarite eficient;
  • Personalul va primi alerte in legatura cu documentele pe care le gestioneaza relative la termene, data de expirare, etc.;
  • Monitorizarea permanenta a fluxurilor de lucru sa fie asigurata;
  • Se pot asigura facilitate de securitate inalta, de semnatura electronica, de time-stamp, etc.

Solicita Oferta!

Sistematizarea si prelucarea arhivistica

Acest serviciu presupune: preluarea documentelor de arhiva de la sediul beneficiarului pe baza de procese-verbale de predare-primire; manipularea documentelor, inclusiv transportul la depozitul final de arhiva; desprafuirea documentelor, dezinsectia acestora; identificarea documentelor dupa nomenclatorul documentelor de arhiva in cazul in care acesta exista; ordonarea documentelor pe termenele de pastrare prevazute de legislatia in vigoare si eliminarea din arhiva a documentelor care, implinind termenul de pastrare, nu mai prezinta importanta pentru beneficiar; predarea documentelor ordonate catre echipa noastra de legatori;

Nomenclatorul documentelor de arhiva este principalul instrument de lucru in arhiva unei societati constand intr-un tabel sistematic in care sunt structurate, concepute pe probleme si termene de pastrare toate documentele de arhiva (dosare, registre, condici, cartoteci, etc.)

Constituirea unei unitati arhivistice are in vedere legarea documentelor de arhiva in unitati arhivistice (dosare) formate din maxim 300 file, daca depasesc vor fi impartite in volume respectandu-se aspectul cronologic sau alfabetic stabilit de creatorul de documente. Legarea documentelor se face cu sfoara de canepa in coperti de carton, astfel incat in interiorul dosarului tot textul ramane vizibil. Dosarul format va fi etichetat lateral (cotor). Eticheta va contine anul, continutul pe scurt al unitatii arhivistice si indicativul din nomenclatorul documentelor de arhiva. Aceasta activitate se poate executa atat la sediul beneficiarului cat si la sediul societatii noastre.

Solicita Oferta!

Depozitarea arhivei

Presupune relocarea arhivei fizice intr-o locatie autorizata, iar accesul la documentele fizice se face doar in caz de nevoie. In vederea eficientizarii activitatii si a reducerii spatiului de depozitare a arhivei puteti alege depozitarea documentelor in spatiul nostru special amenajat conform legislatiei in vigoare pentru depozitarea arhivei. Societatea noastra este avizata de Ministerul Administratiei si Internelor Arhivele Nationale, prin Serviciul Judetean Constanta. Recuperarea documentelor se poate in timp foarte scurt,iar pentru livrarea lui se se poate alege variant de posta, email, fax sau transportate in deplina siguranta la locatia indicata de dumneavoastra). Depozitare se face in cutie L 38 X H 48 X l 32 – Capacitate de stocare : 7-8 dosare a 8 cm.Perioada minima de depozitare este de minim 12 luni pe arhiva. Aceasta activitate se poate executa atat la sediul beneficiarului cat si la sediul societatii noastre.

 

Solicita Oferta!