Skip to content

ARHIVARE

Suntem conștienți că trăim în „secolul vitezei” și că timpul nu stă în loc. Dacă sunteți un antreprenor, o instituție publică sau un deținător de documente, vă propunem un parteneriat: noi va organizăm, centralizăm, prelucrăm și depozitam documentele din instituția dumneavoastră.

Arhivare Electronică.

Sistematizarea și Arhivistica.

Depozitarea Arhivei.

Arhivare Electronică

Astfel prin scanarea, indexarea și arhivarea electronică se pot obține următoarele beneficii:

1. Scanarea, indexarea și structurarea tuturor documentelor din arhivă fizică într-o arhivă electronică care nu se deteriorează în timp datorită consultării sau a altor condiții obiective de mediu de păstrare;

2. Indexarea și structurarea tuturor documentelor din arhivă electronică conduce la regăsirea oricărui document într-un timp extrem de scurt, chiar dacă informația de regăsire este incompletă sau vagă;

3. Arhivarea electronică a tuturor documentelor într-o arhivă electronică se poate face în așa fel încât:

  • Regăsirea oricărui document să se facă extrem de rapid și de ușor;
  • Accesul la arhivă electronică se poate face din orice locație căreia i se acordă acest drept, instantaneu, fără restricții de spațiu, timp, ora, zi de lucru sau zi liberă;
  • Fiecare tip de document să poată avea propriile informații atașate, pe baza cărora să se poată face și regăsirea lor;
  • Informațiile din documentele scanate să poată fi regăsite și prin căutarea în interiorul paginilor documentului;
  • Manipularea documentelor să se facă în mod controlat, pe baza unor drepturi de acces;
  • Orice activitate din sistemul de arhivă electronică va fi memorată și va fi disponibilă pentru control;
  • Pot există fluxuri de lucru pentru documente. Fiecare persoană va primi documente pe flux și va lucra pe documente care apoi vor fi transportate de sistem mai departe pe flux (inclusiv operații de analiză, aprobare, verificare);
  • Documentele vor putea fi rapid identificate pe diferitele fluxuri de lucru și vor putea fi urmărite eficient;
  • Personalul va primi alerte în legătură cu documentele pe care le gestionează relative la termene, dată de expirare, etc.;
  • Monitorizarea permanentă a fluxurilor de lucru să fie asigurată;
  • Se pot asigura facilitate de securitate înaltă, de semnătură electronică, de time-stamp, etc.

Sistematizarea și Arhivistica

  • Acest serviciu presupune: preluarea documentelor de arhivă de la sediul beneficiarului pe baza de procese-verbale de predare-primire; manipularea documentelor, inclusiv transportul la depozitul final de arhivă; desprafuirea documentelor, dezinsecția acestora; identificarea documentelor după nomenclatorul documentelor de arhivă în cazul în care acesta există; ordonarea documentelor pe termenele de păstrare prevăzute de legislația în vigoare și eliminarea din arhivă a documentelor care, împlinind termenul de păstrare, nu mai prezintă importantă pentru beneficiar; predarea documentelor ordonate către echipa noastră de legatori;
  • Nomenclatorul documentelor de arhivă este principalul instrument de lucru în arhivă unei societăți constând într-un tabel sistematic în care sunt structurate, concepute pe probleme și termene de păstrare toate documentele de arhivă (dosare, registre, condici, cartoteci, etc.)
  • Constituirea unei unități arhivistice are în vedere legarea documentelor de arhivă în unități arhivistice (dosare) formate din maxim 300 file, dacă depășesc vor fi împărțite în volume respectându-se aspectul cronologic sau alfabetic stabilit de creatorul de documente. Legarea documentelor se face cu sfoară de cânepă în coperți de carton, astfel încât în interiorul dosarului tot textul rămâne vizibil. Dosarul format va fi etichetat lateral (cotor). Eticheta va conține anul, conținutul pe scurt al unității arhivistice și indicativul din nomenclatorul documentelor de arhivă. Această activitate se poate execută atât la sediul beneficiarului cât și la sediul societății noastre.

Depozitarea Arhivei

  • Presupune relocarea arhivei fizice într-o locație autorizată, iar accesul la documentele fizice se face doar în caz de nevoie. În vederea eficientizării activității și a reducerii spațiului de depozitare a arhivei puteți alege depozitarea documentelor în spațiul nostru special amenajat conform legislației în vigoare pentru depozitarea arhivei. Societatea noastră este avizată de Ministerul Administrației și Internelor Arhivele Naționale, prin Serviciul Județean Constanța. Recuperarea documentelor se poate în timp foarte scurt,iar pentru livrarea lui se se poate alege variant de poștă, email, fax sau transportate în deplină siguranță la locația indicată de dumneavoastră). Depozitare se face în cutie L 38 X H 48 X l 32 – Capacitate de stocare : 7-8 dosare a 8 cm.Perioada minimă de depozitare este de minim 12 luni pe arhivă. Această activitate se poate execută atât la sediul beneficiarului cât și la sediul societății noastre.